Tony Wilson phác thảo ra nhiều lợi ích thu được thông qua thuê ngoài đào tạo và đưa ra những lời khuyên làm thế nào để tận dụng hết lợi ích từ việc thuê ngoài.
Trong suốt các cuộc khủng hoảng kinh tế không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc cắt giảm các nguồn lực và một trong số những lĩnh vực thường bị xem xét cắt giảm đầu tiên là là đào tạo. Mặc dù việc cắt giảm lĩnh vực này hầu như sẽ nhanh mang lại lợi ích tài chính ngắn hạn nhưng nó có thể gây phản tác dụng và gây tốn kém trong dài hạn. Đào tạo từ lâu đã được xác định là một trong những yếu tố ảnh hưởng chính tới hiệu quả làm việc và duy trì đội ngũ nhân viên. Đào tạo và phát triển yếu kém đã được chứng minh gây ảnh hưởng không tốt tới lực lượng lao động, khiến cho nhân viên tìm kiếm việc ở các công ty có nhiều cơ hội tự cải thiện bản thân.
Những công ty không ưu tiên đào tạo cũng nhận ra rằng các doanh nghiệp ưu tiên đào tạo sẽ dễ tạo ra các lợi thế cạnh tranh hơn, đặc biệt khi tham gia đấu thầu thì lực lượng lao động được đào tạo tốt sẽ được đánh giá là có đủ kỹ năng cần thiết để cung cấp hàng hóa và dịch vụ chất lượng. Loại bỏ hoàn toàn đào tạo hay giảm đào tạo xuống tới mức không hiệu quả, sẽ không mang lại mục đích tích cực cho doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để giảm chi phí trong khi vẫn giữ được sự tiếp cận chủ động đối với đào tạo?
Thuê ngoài là sử dụng chuyên môn của những người khác để thực hiện những công việc không phải cốt lõi trong khi doanh nghiệp vẫn giữ được sự kiểm soát chung.
Liệu tiền đang bắt đầu được chi?
Ngày càng có nhiều công ty tiến bộ và thích nghi bắt đầu tìm ra các cách tối đa ngân sách đào tạo thay vì cắt giảm nó. Hiện nay, đào tạo được xem như một chức năng sống còn chứ không còn đơn thuần là cần thiết để tuân theo pháp luật như sức khỏe, sự an toàn hay tài chính, và đào tạo còn được nhìn nhận có vai trò thúc đẩy và giữ chân nhân viên.
Mặc dù chỉ giữ chức năng tương đối nhỏ trong các hoạt động chính của doanh nghiệp, đào tạo và phát triển có thể xác định như một đường dẫn bên trong các nguồn lực và cần có một sự quản lý phù hợp và thận trọng. Quá trình này có thể có ảnh hưởng và hiệu quả hơn bằng cách thuê ngoài.
Trong nhiều năm, thuê ngoài đã được thực hiện thành công ở nhiều lĩnh vực như quản lý trang thiết bị, giao thông vận tải, cung cấp dịch vụ, công nghệ thông tin, tiền lương và nguồn nhân lực. Điều này cho phép các công ty giảm tải các chức năng không cốt lõi, giảm bớt số lượng nhân viên và tránh các chi phí tài chính cho nhân viên, phần mềm, thiết bị, nâng cấp, lắp đặt hệ thống mới và tránh các trách nhiệm về luật lao động. Thay vào đó, việc quản lý và phối hợp các chức năng này sẽ được quản lý bởi những chuyên gia trong từng lĩnh vực, những người có thể đưa ra kiến thức toàn diện, cung cấp dịch vụ mỗi ngày.
Tăng sự kiểm soát nhưng giảm bớt gánh nặng
Cho dù doanh nghiệp không thuê người nào đó quản lý về đào tạo, những công việc quản lý cần thiết vẫn chiếm thời gian của các nhà quản trị hoặc những nhân viên có những công việc quan trọng hơn và (may mắn) trong thời gian bận rộn, điều này sẽ làm giảm bớt hiệu quả trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Đây là chi phí phải trả cho việc thuê ngoài, mặc dù nó thường bị lờ đi.
Những nhà cung cấp bên ngoài thường là các công ty đào tạo cung cấp các khóa học như một phần trong hợp đồng hoặc độc lập (nhà cung cấp trung lập). Hình thức đầu tiên có nghĩa là khách hàng sẽ trả chi phí cho các khóa học đào tạo và chúng mang lại lợi nhuận cho các nhà cung cấp. Mô hình cung cấp trung lập có nghĩa rằng nhà cung cấp sẽ thương lượng để có mức giá tốt nhất từ những giảng dạy bên ngoài nhưng sẽ thu khoản phí quản lý.
Các doanh nghiệp thường lợi dụng từ các dịch vụ của điều phối viên đào tạo, người sẽ xử lý các vấn đề liên quan đến đào tạo mà không cần nghỉ lễ, thai sản, người thân mất, ốm đau, mặc dù các nhà cung cấp bên ngoài lớn thường có ít các trung tâm chăm sóc khách hàng. Các nhà cung cấp bên ngoài tốt thường sẽ đặt các chỉ tiêu thực hiện quan trọng tập trung vào việc cung cấp các dịch vụ cao cấp nhằm mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh và nhân viên của khách hàng, và giúp họ đạt được mục tiêu kinh doanh.
Bạn phải lưu ý những gì trước khi thuê ngoài?
Chứng minh chỉ ra rằng những người được đào tạo tốt hơn thì thường có động lực làm việc và trung thành hơn, đó là những phẩm chất của lực lượng lao động giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, vậy làm thế nào bạn có thể tiếp cận quá trình thuê ngoài để đạt được những lợi ích tối ưu nhất?
· Quyết định cái gì và tại sao. Thuê ngoài được thực hiện để đạt được những mục tiêu chiến lược như giảm ( hoặc không tăng thêm) tổng chi phí, nâng cao kiến thức chuyên môn, bắt đầu một dịch vụ mới, giảm tỉ lệ nhân viên bỏ việc, v.v… Ban đầu, các doanh nghiệp cần xem xét kĩ lưỡng tại sao nên thuê ngoài và những gì cần được tính đến. Đôi khi tổ chức khóa học thực tế là cần thiết, đôi khi chỉ cần ghi chép lại, đôi khi có thể chỉ là một phần của chức năng đào tạo và có lúc có thể là toàn bộ chức năng.
· Thiết lập mục tiêu rõ ràng. Thuê ngoài không chỉ là việc tiết kiệm tiền bạc. Nếu chỉ đặt mục tiêu này thì các vấn đề khác như chất lượng sẽ bị ảnh hưởng. Quyết định điều bạn cần đạt, không chỉ từ một quan điểm chiến lược mà còn về các kết quả mà bạn cần có để gia tăng hiệu quả cũng như giảm thiểu chi phí. Các kết quả cần phải được đo lường, và cần thiết lập hệ thống báo cáo để đảm bảo đạt được mục đích.
· Lực chọn một cách thận trọng. Một khi bạn đã thiết lập các mục tiêu rõ ràng và có thể tóm tắt các yêu cầu cho các nhà cung cấp tiềm năng, bạn cần phải tìm được đúng đối tác. Đầu tiên, tôi sẽ gợi ý rằng bạn nên trao đổi với những người mà họ đã thuê ngoài thực hiện những công việc tương tự. Thử tiếp cận với các mạng truyền thông xã hội như Linkedln hay gặp mặt trực tiếp với các nhóm kinh doanh, và nếu thất bại, hãy thử internet. Khi bạn có một danh sách chọn lọc các nhà cung cấp, hãy nghiên cứu trang web của họ để chắc chắn rằng họ cung cấp những điều bạn muốn và nghiên cứu quá trình chọn ra một nhà cung cấp đúng yêu cầu tương tự cách mà bạn muốn muốn tuyển dụng một nhân viên có trình độ cao.
· Bạn sẽ làm việc cùng với ai? Phải chắc chắn gặp được người sẽ chịu trách nhiệm hàng ngày về hợp đồng của bạn, không phải là người đổ hết trách nhiệm lên bạn. Bạn và người đó phải phối hợp làm việc tốt với nhau để để công việc đạt thành công.
· Các hợp đồng. Khi bạn đã lựa chọn được nhà cung cấp, bạn phải có được một bản hợp đồng nêu đầy đủ những điều bạn mong đợi, bao gồm các điều khoản như chuyển giao, các điều khoản thanh toán, mức độ dịch vụ, mức phạt nếu chất lượng kém và các qui định chi tiết về chấm dứt hợp đồng. Hợp đồng thuê ngoài, cũng giống như hầu hết các hợp đồng, khi mọi việc tiến triển tốt thì lợi nhuận sẽ thuộc về người cung cấp, còn nếu có điều gì sai, thì người cung cấp cũng phải gánh chịu.
Nếu bạn xác định rằng học hỏi và phát triển có vai trò rất quan trọng nhưng nó là chức năng không cốt lõi có thể thuê bên ngoài làm, bạn hãy đầu tư thời gian để tìm kiếm đúng nhà cung cấp để tiến hành tốt chức năng này, khi đó việc thuê ngoài mới chắc chắn thành công. Bằng cách tập trung nguồn lực vào những việc mà bạn làm tốt nhất, bạn mới có thể đạt được mức lợi nhuận cao hơn, hạnh phúc, sử dụng nhân viên có hiệu quả và một doanh nghiệp phát đạt.
Dịch từ bài viết The benefits of outsourced training của Tony Willson trên www.trainingzone.co.uk
